Conformément à la règlementation en vigueur, et en particulier au règlement général sur la protection des données n° 2016/679 du 27 avril 2016 et à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, le présent document a pour objet de décrire comment sont utilisées les informations que vous communiquez à Alenvi SAS et Home SAS, proposant leurs services sous les marques Compani et Alenvi (1) et les modalités vous permettant d’exercer les droits qui vous sont reconnus à l’égard des données vous concernant (2).
Les données collectées par Alenvi dans le cadre de ses activités sont utilisées pour répondre aux objectifs décrits ci-après.
Nous collectons des données personnelles de particuliers, de représentants d’organismes et de professionnels du secteur médico-social venant à notre rencontre pour découvrir nos offres de services et y souscrire, le cas échéant. Les données collectées sont utilisées aux fins de répondre aux demandes d’information émanant de toute personne intéressée susceptible de souscrire à nos services.
Les catégories de données que nous utilisons pour les finalités décrites ci-dessus sont les suivantes :
les données d’identification des personnes intéressées : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, code d’accès au logement
les données de connexion dans le cadre de l’amélioration continue des services ;
informations sur les habitudes de vie des personnes que nous serions susceptibles d’accompagner en relation avec les services proposés ;
certaines informations d’ordre économique et financier : financements dont disposent les personnes concernées.
Ces données sont destinées exclusivement au service commercial d’Alenvi. En l’absence de souscription d’un service, ces données sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne intéressée.
Les données utilisées à des fins statistiques font l’objet d’une anonymisation préalable par des procédés techniques conformes à l’état de l’art. La règlementation en vigueur sur la protection des données personnelles ne s’applique pas à l’utilisation de telles informations sous forme statistique.
Le traitement des données de prospects susceptibles d’être intéressés par les offres de conseil, formation ou logiciel commercialisées par Alenvi sous la marque Compani est réalisé dans les conditions définies au point 1 ci-avant.
Nous utilisons des données personnelles concernant les bénéficiaires de nos services et leurs aidants familiaux afin de nous permettre de leur fournir un service d’aide à domicile de qualité et ainsi de répondre à nos obligations contractuelles. Dans le cadre du suivi et de l’amélioration de la relation client, nous sommes également amenés à réaliser des enquêtes de satisfaction et des études statistiques.
Les catégories de données que nous collectons pour les finalités décrites ci-dessus sont les suivantes :
les données d’identification des bénéficiaires et de leurs aidants familiaux : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, code d’accès au logement ;
informations sur les habitudes de vie des personnes en relation avec les services souscrits : heures des repas, besoins d’accompagnement ;
certaines informations d’ordre économique et financier : données bancaires, mandat SEPA, factures, type de financement et modalités de l’aide à domicile ;
les données de connexion dans le cadre de l’amélioration continue des services ;
les données nécessaires à la gestion des services proposés : planning des interventions des auxiliaires à domicile, évaluation de la satisfaction des services fournis.
Dans le strict respect des finalités précitées, Alenvi peut être amené à communiquer les données des bénéficiaires et de leurs aidants familiaux aux destinataires suivants :
les membres habilités de son personnel en charge de la mise en oeuvre des services souscrits, à savoir ses équipes de coaching et d’encadrement ainsi que ses équipes de gestion des services ;
ses partenaires et les professionnels intervenant dans la mise en oeuvre des services souscrits.
Au terme de l’exécution des services proposés, les données des bénéficiaires et des aidants familiaux sont conservées par Alenvi pendant une durée maximale de 2 ans, sans préjudice de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression de ces données.
Le traitement des données des clients utilisateurs des services de conseil, formation ou logiciel souscrits auprès d’Alenvi sous la marque Compani est réalisé dans les conditions définies au point 3 ci-avant.
Nous collectons et stockons des données personnelles de candidats à nos offres d’emplois afin de pouvoir les recontacter dans le cadre de notre processus de recrutement.
Les catégories de données nécessaires pour évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé sont les suivantes :
les données d’identification du candidat : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone ;
les données relatives à la vie professionnelle du candidat : CV, qualifications, diplômes, expériences passées.
Les données d’un candidat sont destinées exclusivement au service du recrutement d’Alenvi. En l’absence d’embauche, ces données sont conservées pendant une durée de 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat, sauf à ce que celui-ci demande expressément la destruction immédiate de son dossier de candidature.
Dans le cadre de la gestion de son personnel, Alenvi collecte et utilise les données personnelles de ses collaborateurs à compter de la conclusion de leur contrat de travail et pendant toute la période d’emploi.
Les données personnelles des collaborateurs ont vocation à être utilisées pour répondre aux finalités suivantes :
la gestion administrative du dossier professionnel tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles, la gestion des annuaires internes et des organigrammes, la réalisation d’états statistiques ou de listes des collaborateurs, la gestion des équipements, véhicules et cartes de paiement,
le contrôle de l’accès aux locaux,
la gestion des élections professionnelles, notamment par voie électronique, la gestion des réunions des instances représentatives du personnel, la gestion de l’action sociale, l’affiliation aux régimes de prévoyance et de complémentaires santé, affiliation aux contrats collectifs d’épargne ;
la gestion de la paie ;
la mise à disposition d’outils informatiques : le suivi et la maintenance du parc informatique, la gestion des annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d’accès aux applications et aux réseaux, la mise en oeuvre de dispositifs destinés à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux, la gestion de la messagerie électronique professionnelle et de l’intranet ;
l’organisation du travail : la gestion des agendas professionnels, la gestion du planning et des affectations, le dispositif de continuité d’activité ;
la gestion de la carrière des collaborateurs
la formation : le suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées, l’organisation des sessions de formation, l’évaluation des connaissances et des formations.
Les catégories de données personnelles concernées sont les suivantes :
les données d’identification du collaborateur : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de sécurité sociale ;
les données relatives à la vie professionnelle du collaborateur : CV, qualifications, diplômes, expériences passées ;
certaines informations d’ordre économique et financier : données bancaires, données de paie ;
les données de connexion dans le cadre de l’utilisation du logiciel mis à disposition par Alenvi ;
les données nécessaires au suivi de l’emploi et de la formation : interventions réalisées chez les bénéficiaires, formations suivies, contrats de travail.
Dans le strict respect des finalités précitées, Alenvi peut être amené à communiquer les données des collaborateurs aux destinataires suivants :
les organismes publics dans le cadre d’obligations légales ;
les organismes de prévoyance, de complémentaire santé et d’épargne collective à des fins d’affiliations ;
les partenaires d’Alenvi intervenant en matière de formation ou de gestion de carrière ;
le Comité d’entreprise, sauf opposition de la part du collaborateur ;
les prestataires techniques et informatiques d’Alenvi.
Les données des collaborateurs d’Alenvi ont vocation à être traitées pendant toute la durée de l’emploi. Elles sont ensuite conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution des obligations légales et contractuelles incombant au responsable de traitement. En tout état de cause, Alenvi conserve les données de ses collaborateurs pour une durée maximale de 5 ans à compter de leur départ de la société.
Conformément à la règlementation en vigueur, vous bénéficiez des droits suivants en fonction des objectifs pour lesquels nous utilisons vos données :
l’accès à et/ou l’envoi d’une copie de certaines de vos données ;
la rectification ou la mise à jour des données obsolètes ou incorrectes ;
la suppression de certaines données que nous détenons sur vous ;
la limitation de la façon dont nous traitons certaines de vos données ;
la portabilité de vos données afin de les transférer vers un prestataire de services tiers de votre choix ;
le retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la transmission de vos données lorsque le traitement est fondé sur cette base juridique.
Nous étudierons toutes les demandes et vous communiquerons notre réponse dans le délai légal d’un mois à compter de la réception de votre demande. Nous pouvons vous demander de nous fournir un justificatif d’identité pour confirmer votre identité.
Vous pouvez exercer les droits décrits ci-dessus en écrivant à support@alenvi.io. En cas d’interrogation concernant l’utilisation que nous faisons de vos données, nous vous invitons à contacter nos services afin de leur exposer votre demande.
En cas de désaccord concernant l’utilisation de vos données, il vous est possible de saisir directement la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
